Regnskap, felleskostnader og budsjett som gir styret oversikt over drift, vedlikehold og fellesgjeld.
Et regnskap for borettslag og sameie skal hjelpe styret å svare på konkrete spørsmål: Dekker felleskostnadene den løpende driften? Hva står ubetalt? Og har fellesskapet penger til vedlikehold når fakturaene kommer? Regnskap, budsjett og betalingsoversikt må derfor ses i sammenheng, ikke bare gjennomgås ved årsslutt.
Behovene varierer mellom et lite, selvstyrt sameie og et borettslag med felleslån, mange eierskifter og større rehabiliteringsprosjekter. Hos Smart Økonomi starter avklaringen med hvilke regnskapsoppgaver styret ønsker hjelp til, hvilke oppgaver dagens forretningsfører gjør, og hvem som godkjenner betalinger. Regnskapsføring og full forretningsførsel er ikke det samme oppdraget.
Ta gjerne med siste årsregnskap, gjeldende budsjett, antall boliger og oversikt over lån til en første samtale. Oppgi også om dere ønsker hjelp med fakturering, restanser eller rapportering til eierne. Da kan et tilbud på fastpris beskrive omfanget konkret, uten at styret må gjette hva som er inkludert.
Konkrete oppgaver vi håndterer, tilpasset hverdagen i ditt fag.
Avstemming av fakturerte felleskostnader mot innbetalinger viser hva som faktisk er betalt. Grunnlaget må følge vedtatte fordelingsnøkler og dokumenterte endringer. Rutiner for purring og videre oppfølging av restanser avtales særskilt.
Skill faste driftskostnader fra planlagt vedlikehold og større prosjekter. Sammenligning mot faktisk forbruk synliggjør avvik, mens en betalingsplan viser når forsikring, leverandører og låneterminer belaster bankkontoen.
Bankkontoer og lånesaldoer avstemmes mot dokumentasjonen. Renter, avdrag og eventuelle individuelle nedbetalinger må kunne følges hver for seg. Styret trenger både oppdatert gjeldsoversikt og oversikt over kommende betalinger.
Årsoppgjøret bygger på avstemt regnskap og dokumenterte saldoer. Underlag til revisor, generalforsamling eller årsmøte og eventuell eierrapportering må fordeles mellom regnskapsfører, forretningsfører og styre før fristene nærmer seg.
Fast månedspris, ingen oppstartsgebyr, og vi tar hele byttet fra din nåværende regnskapsfører.
De nyttigste tallene er deres egne: tilgjengelige bankmidler, ubetalte felleskostnader, budsjettavvik og kommende låne- og vedlikeholdsbetalinger. Et regnskapsmessig overskudd er ikke det samme som penger som fritt kan brukes. Vurder derfor resultatet sammen med likviditet og planlagte forpliktelser.
Gå gjennom organisasjonsform, vedtekter, eksisterende forretningsføreravtale og betalingsfullmakter. Oppdragsavtalen skal vise hvilke regnskapsoppgaver som overtas, hvem som følger opp beboere, og hva styret beholder ansvaret for.
Samle regnskapseksport, saldobalanse, bank- og låneoppgaver, åpne poster og dokumentasjon på felleskostnader. Avklar historiske differanser før de blir med inn i det nye regnskapet. Tilganger og overtakelsesdato må koordineres med dagens leverandør.
Velg rapporthyppighet og hvilke avvik styret vil følge. Sett av tid til budsjett før nye felleskostnader vurderes, og planlegg årsoppgjøret med nødvendige eieropplysninger og revisjonsunderlag.
Avtal rapporter som forklarer avvik og kommende betalinger. Styret trenger beslutningsgrunnlag, ikke bare en saldoliste.
Skill bokføring, betalingsoppfølging og årsoppgjør fra beboeradministrasjon, møteledelse og juridisk bistand. Slike tilleggsoppgaver skal ikke tas for gitt.
Be om fastpris med spesifiserte leveranser, volumforutsetninger og eventuelle tillegg. Da blir sammenligningen med dagens løsning mer nyttig enn månedsprisen alene.
Systembehovet avklares ut fra dagens løsning for regnskap, beboerregister, fakturering og bank. Før et eventuelt bytte må det undersøkes om historikk, fordelingsnøkler og åpne poster kan overføres, og om ønsket rapportering støttes. Vi undersøker hvilke koblinger og innkrevingsrutiner som passer før løsningen avtales.
Ja. Brønnøysundregistrene oppgir at alle borettslag har regnskapsplikt. For eierseksjonssameier er antall seksjoner relevant for plikten etter regnskapsloven. Ikke bruk reglene for små sameier som grunnlag for borettslagets årsoppgjør. Se den lenkede oversikten fra Brønnøysundregistrene.
Regnskapsoppdraget gjelder avtalte oppgaver som bokføring, avstemming og årsoppgjør. Forretningsførsel kan også omfatte administrasjon av eiere, innkreving og praktisk styrebistand. Sammenlign leveranselisten i avtalene; betegnelsen alene sier ikke hva som faktisk inngår.
Start med å kontrollere innbetalinger, forfall og riktig mottaker før en restanse følges opp. Avtal hvem som sender påminnelse og hvem som håndterer en eventuell tvist eller videre inndrivelse. En restanseliste dokumenterer situasjonen, men erstatter ikke en avtalt oppfølgingsrutine.
Ikke nødvendigvis. Skatteetaten har egne regler om tredjepartsopplysninger for boligselskaper og boligsameier. Rapporteringsplikt og oppgavetype må avklares separat fra årsregnskapet. Oppdaterte eieropplysninger og dokumenterte fordelingsnøkler er sentrale når beløp skal fordeles. Se de lenkede veiledningene.
Antall boliger, fakturaer, bankkontoer, lån og oppgaver som overtas påvirker omfanget. Opplys om eventuelle restanser, eierskifter og vedlikeholdsprosjekter når dere ber om tilbud. Be om at overgangsarbeid og oppgaver utenfor fastprisen beskrives uttrykkelig.
Flere yrker vi har spisskompetanse på innen eiendom.
Vi har kontor på Rolvsøy ved Fredrikstad og kjenner næringslivet i Østfold godt. Vi betjener bedrifter i hele Norge, men har lokal forankring der du holder til.
Vi tar hele byttet fra din nåværende regnskapsfører, uten oppstartsgebyr. Få et uforpliktende tilbud i dag.
