Slik bytter du regnskapsfører

Å bytte regnskapsfører er enklere enn mange tror. Likevel er det viktig å gjøre det riktig for å unngå komplikasjoner. Nedenfor går vi gjennom hele prosessen steg for steg, fra du vurderer behovene dine til den nye regnskapsføreren er i full drift.

Hvorfor bytter bedrifter regnskapsfører?

Bedrifter bytter regnskapsfører av mange grunner. Ofte handler det om manglende proaktivitet og rådgivning, eller om kostnader som er for høye eller vanskelige å forutsi. Andre opplever dårlig tilgjengelighet og lang responstid, eller en regnskapsfører som holder fast ved utdaterte systemer uten å digitalisere. Det hender også at regnskapsføreren ikke kjenner bransjen godt nok, at det oppstår feil eller forsinkelser i regnskapet, eller at bedriften rett og slett har vokst fra de tjenestene byrået kan tilby.

Kjenner du deg igjen i noen av disse? Da kan det være på tide å vurdere et bytte.

Steg 1: Vurder dine behov

Før du begynner å se etter en ny regnskapsfører, er det lurt å definere hva du faktisk trenger.

Hvilke tjenester trenger du?

Behovet varierer fra bedrift til bedrift. Noen klarer seg med grunnleggende regnskapsføring og MVA, mens andre trenger lønnskjøring for ansatte, årsoppgjør og skattemelding i tillegg. Vokser bedriften, blir gjerne økonomisk rådgivning og budsjettering, systemhjelp og integrasjoner og bransjespesifikk kompetanse like viktig som selve bokføringen.

Hva er viktig for deg?

Tenk også gjennom hva som veier tyngst når du skal velge. Det kan være fastpris kontra timepris, der du finner mer i vår komplette prisguide. Like ofte handler det om tilgjengelighet og responstid, digital modenhet og moderne systemer, valget mellom lokal tilstedeværelse og en heldigital løsning, eller hvor stort byrået bør være.

Steg 2: Finn en ny regnskapsfører

Start med å innhente tilbud fra to til tre byrå, og gå dem etter i sømmene på fire punkter.

Autorisasjon

Sørg for at regnskapsbyrået er autorisert av Finanstilsynet. Dette er lovpålagt for alle som fører regnskap for andre, og oppdraget ditt skal ha en navngitt, statsautorisert regnskapsfører som er personlig ansvarlig.

Erfaring med din bransje

En regnskapsfører som kjenner bransjen din forstår utfordringene, reglene og mulighetene. Spør etter referanser fra lignende bedrifter.

Systemer og teknologi

Moderne regnskapsbyrå bruker skybaserte systemer med automatisering, bankintegrasjon og sanntidsrapportering. Spør hvilke systemer de bruker og hvordan du får tilgang til tallene dine. Les vår guide til de beste regnskapsprogrammene for en oversikt.

Prising

Be om et detaljert tilbud som viser nøyaktig hva som er inkludert. Sammenlign ikke bare pris, men verdien du får for pengene.

Steg 3: Si opp avtalen med eksisterende regnskapsfører

De fleste regnskapsavtaler har en oppsigelsestid på 1–3 måneder. Selve oppsigelsen er enkel når du tar den i riktig rekkefølge.

Sjekk kontrakten

Les gjennom avtalen din for å finne oppsigelsestid, eventuelle bindingstider og krav til skriftlig oppsigelse.

Send skriftlig oppsigelse

Send en formell oppsigelse per e-post eller brev. Behold en kopi av oppsigelsen for egen dokumentasjon.

Be om komplett utlevering

Du har rett til å få utlevert alle regnskapsdata, bilag og dokumenter. Be om dette skriftlig.

Steg 4: Overlevering mellom byrå

Den nye regnskapsføreren tar normalt kontakt med den gamle for å sikre en smidig overlevering. Tre typer informasjon må over.

Regnskapsdata

Her hører saldoliste og hovedbok hjemme, sammen med åpne poster på kunder og leverandører, MVA-rapporter og avstemninger, anleggsmiddelregister og historiske data og bilag.

Lønnsdata

Den nye regnskapsføreren trenger ansattopplysninger og skattekort, lønnshistorikk og feriepengegrunnlag, arbeidsavtaler og tilleggsavtaler samt pensjons- og forsikringsavtaler.

Systemtilganger

Til slutt må tilgangene følge med: Altinn-roller og fullmakter, banktilganger for regnskapsfører og tilgang til både regnskapsprogram og lønnssystem.

Steg 5: Oppstart med ny regnskapsfører

Hos Smart Økonomi gjør vi oppstarten så enkel som mulig.

Kartlegging

Vi starter med å kartlegge bedriftens behov, rutiner og systemer. Det gir oss grunnlag for å sette opp en optimal løsning.

Systemoppsett

Vi setter opp og konfigurerer systemer, integrasjoner og automatiseringer tilpasset din bedrift.

Kvalitetskontroll

Vi gjennomgår overført regnskap for å sikre at alt er korrekt og oppdatert før vi overtar.

Løpende drift

Etter oppstart tar vi over den daglige driften av regnskapet ditt. Du får en fast kontaktperson og tilgang til sanntidsrapportering.

Beste tidspunkt å bytte

Årsskifte

Det enkleste tidspunktet å bytte er ved årsskifte. Da slipper du overlappende perioder, og den nye regnskapsføreren kan starte med rent ark.

Etter årsoppgjøret

Når årsoppgjøret er ferdigstilt, typisk i mars–mai, er det også et naturlig byttetidspunkt.

Når som helst

I praksis kan du bytte når som helst. En profesjonell regnskapsfører håndterer en overgang midt i regnskapsåret uten problemer.

Vanlige bekymringer ved bytte

Vil det bli kaos i overgangen?

Det er en vanlig frykt, men med et profesjonelt byrå er det ubegrunnet. Vi har faste rutiner for smidig overgang og har gjort dette mange ganger før.

Mister jeg data?

Risikoen er liten. Du eier alle dine regnskapsdata og har rett til å få alt utlevert, og vi har faste rutiner for å sikre dataene gjennom hele overgangen. Vi anbefaler likevel at du beholder en egen kopi av historisk regnskap, slik god praksis tilsier ved ethvert bytte.

Hva om den gamle regnskapsføreren ikke samarbeider?

Det hender at en tidligere regnskapsfører er treg med å utlevere dokumentasjon. Du har likevel en lovfestet rett til utlevering av data, og vi hjelper deg gjennom prosessen.

Koster det ekstra å bytte?

Hos Smart Økonomi er overgangen inkludert i fastprisen. Du betaler ingenting ekstra for oppstart og oppsett.

Tips for en smidig overgang

Den beste overgangen er den du planlegger i god tid. Gi deg selv 2–3 måneder, og sørg for at regnskapet er ajour før byttet. Samle all dokumentasjon på ett sted, og be gjerne om referanser fra den nye regnskapsføreren. Avklar forventninger til tilgjengelighet og responstid tidlig, og test systemer og rapportering før du avslutter den gamle avtalen.

Vi gjør det enkelt å bytte

Hos Smart Økonomi håndterer vi hele bytteprosessen for deg. Vi tar kontakt med din eksisterende regnskapsfører, overfører alle data, setter opp nye systemer og sørger for en smidig overgang. Du trenger normalt bare å bidra med en signert fullmakt og svar på noen få spørsmål underveis.

Vi har lang erfaring med å gjøre overganger enkle og trygge for kundene våre. For bedrifter i Østfold, se hvorfor Smart Økonomi er et godt valg som regnskapsfører i Fredrikstad. Kontakt oss for en uforpliktende samtale om dine behov.