Hva er et ERP-system?

Et ERP-system er én programvareplattform som samler bedriftens kjerneprosesser i samme database: regnskap, fakturering, innkjøp, lager, ordre, lønn, prosjekt og rapportering. ERP står for Enterprise Resource Planning, på norsk ofte kalt forretningssystem eller økonomisystem. Poenget er at alle avdelinger jobber med de samme tallene, slik at en ordre som registreres ett sted automatisk oppdaterer lager, faktura og regnskap.

Uten ERP løses de samme oppgavene i separate verktøy: ett program for regnskap, ett for fakturering, et regneark for lager og et tredje verktøy for timeføring. Hvert ekstra verktøy betyr dobbeltregistrering, avstemming og feilkilder. Et ERP-system fjerner skjøtene.

Hva betyr ERP i praksis for en liten bedrift?

I praksis betyr ERP for en liten bedrift at faktura, regnskap, lønn og prosjekt henger sammen uten manuell punsjing. Når du sender en faktura, er den samtidig bokført. Når en ansatt fører timer, ligger de klare for både fakturering og lønn. Når du kjøper inn varer, oppdateres lagerverdien i balansen.

Ordet ERP brukes løst i markedet. Mange av systemene norske småbedrifter bruker til daglig er teknisk sett regnskapssystemer med tilleggsmoduler, ikke fullverdige ERP-plattformer. Det spiller liten rolle for deg som kjøper: det som avgjør er om systemet dekker prosessene dine, ikke hva det kalles. Bransjeforeningen Regnskap Norge peker på det samme: opplevd kvalitet henger mer sammen med bedriftens behov og bruk enn med systemnavnet.

Hvilke moduler består et ERP-system av?

Et ERP-system består typisk av moduler for økonomi, salg, innkjøp, lager, lønn og HR, prosjekt og rapportering. Modulene deler samme database og aktiveres etter behov:

Økonomi og regnskap: hovedbok, bilagsføring, MVA-melding og betalinger. Kjernen alle andre moduler rapporterer inn i
Salg og ordre: tilbud, ordre, fakturering og kundeoppfølging
Innkjøp og lager: bestillinger, varemottak, lagerbeholdning og lagerverdi
Lønn og HR: lønnskjøring, a-melding, fravær og ansattdata
Prosjekt: timeføring, prosjektøkonomi og fakturering per oppdrag
Rapportering: dashboards og rapporter på tvers av alle modulene

En liten tjenestebedrift trenger kanskje bare økonomi, ordre og prosjekt. En produksjonsbedrift trenger i tillegg lager, innkjøp og produksjonsstyring. Det er derfor prisen og kompleksiteten varierer så mye mellom ERP-løsninger.

Hva er forskjellen på ERP, økonomisystem og forretningssystem?

ERP, økonomisystem og forretningssystem brukes i stor grad om det samme: programvaren som styrer bedriftens økonomi og drift. Nyansene er omtrentlig slik:

Regnskapsprogram: fører regnskapet, fakturerer og leverer MVA-melding. Den enkleste kategorien
Økonomisystem: brukes ofte som norsk samlebegrep, fra regnskapsprogram til full ERP
Forretningssystem: norsk oversettelse av ERP, med vekt på at systemet dekker mer enn økonomi
ERP-system: internasjonalt begrep for plattformer der økonomi, logistikk og drift deler én database

Søker du etter «ERP-system» og driver en bedrift med under ti ansatte uten lager, er det som regel et utvidet regnskapsprogram du faktisk trenger. Vår guide til økonomisystem og ERP i Norge går gjennom de konkrete systemene og hjelper deg å velge nivå, og sammenligningen av regnskapsprogram dekker den enkleste kategorien.

Når trenger bedriften et ERP-system?

En bedrift trenger vanligvis ERP når data punsjes dobbelt i flere systemer, når lager eller produksjon skal styres i sanntid, når flere selskaper skal konsolideres, eller når rapportene må bygges manuelt i regneark fordi ingen systemer har hele bildet. Før det er en moderne skyløsning med regnskap, faktura og lønn nesten alltid riktigere og rimeligere.

En god start er å kartlegge behovene før du ser på leverandører. Vår guide til IT-behovsanalyse viser hvordan du gjør det steg for steg. Skal du bytte fra et eksisterende system, har vi også en egen guide om å bytte regnskapsprogram.

Hos Smart Økonomi jobber vi daglig i systemer i hele spennet, fra Fiken og Tripletex til Xledger og 24SevenOffice, og hjelper deg å vurdere behovet nøytralt til fast månedspris. Offentlige krav til bokføring og rapportering finner du hos Skatteetaten, og de gjelder likt uansett hvilket system du velger.

Vanlige spørsmål om ERP-systemer

Hva står ERP for?

ERP står for Enterprise Resource Planning. Begrepet stammer fra produksjonsindustrien, der systemene opprinnelig planla materialbehov, og har utviklet seg til å bety programvare som samler hele bedriftens drift i én plattform.

Er Tripletex og PowerOffice Go ERP-systemer?

Teknisk sett er de skybaserte regnskapssystemer med moduler for ordre, prosjekt og lønn. For mange småbedrifter dekker de i praksis ERP-rollen, uten kostnaden og kompleksiteten til en full ERP-plattform.

Hva koster et ERP-system?

Kostnaden varierer betydelig med antall brukere, moduler og kompleksitet, fra rimelige skyabonnementer for småbedrifter til omfattende implementeringer for konsern. Be alltid om totalpris inkludert implementering, opplæring og integrasjoner, ikke bare lisensprisen.

Hvor lang tid tar det å innføre et ERP-system?

En liten bedrift som tar i bruk en skyløsning kan være i gang på noen uker. Større implementeringer med lager, produksjon og integrasjoner tar gjerne flere måneder. Behovskartleggingen i forkant er det som oftest avgjør om prosjektet treffer.